当前特种设备使用单位档案管理存在的问题及解决对策

解决的对策与建议

一、提高认识强化档案管理的责任感

一是提高认识。“档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来”。要充分认识档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性、安全性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。

二是强化法制意识。树立法制观念，是做好档案管理工作的基础。要在学习《特种设备安全法》、《档案法》等国家法律法规上下功夫，使依法管档意识深入人心。使档案管理人员做到学法、知法、懂法、执法，提高按法律、规律、程序、制度办事的自觉性，解决和杜绝档案管理可有可无等错误思想。

三是增强责任感。单位领导要重视档案管理工作，定期检查、定期调度，掌握档案管理情况;档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的档案管理环境;要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案管理工作的自觉性。

二、健全完善档案管理制度

健全和完善档案管理制度是做好档案管理工作的关键。档案管理制度一般包括：档案的搜集、整理、归档;阅览、外借、复制;档案管理人员的任命、培训、调离、交接;监督、检查等制度。健全完善的档案管理制度应该做到以下几点：

一是科学性、合理性。建立的档案管理制度必须符合单位特点和特种设备档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。

二是简明实用。制度必须具有可操作性，以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

三是坚持档案管理制度约束的双向性。既约束领导又约束档案管理员。

四是坚持制度执行的严肃性。档案管理制度一旦确立，就必须严格执行。在制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

总之，用制度保障档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

三、提高档案管理人员业务素质

档案管理人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带，档案管理人员的素质直接影响到档案管理水平，影响单位形象，甚至影响单位的安全生产。所以，提高档案工作者的素质，科学管理档案，充分利用档案服务安全生产。

一是选准配好档案管理人员。将办事认真、细心、勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理人员，确保该队伍的专业性。

二是档案管理人员要熟悉工作流程。在档案收集、整理、归档、管理等过程中严格把关。需要录入微机的应及时录入微机，使利用者通过OA办公自动化系统方便查、借阅。

三是加强档案业务培训。既要选送档案管理人员参加档案部门组织的业务培训，又要鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案管理人员的实际操作技能。

四是组织观摩学习。采取“请进来教、走出去学”的办法，请档案主管部门的业务专家上门指导，组织档案管理人员到档案管理先进单位参观学习，实地观摩档案管理先进经验和具体操作技能。

四、以规范管理提高档案质量

一是规范归档材料收集工作。严格遵守档案管理制度，分门别类进行收集，(1)《特种设备安全法》第三十五条规定的内容，必须收集齐全。即：“(一)特种设备的设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维护保养说明、监督检验证明等相关技术资料和文件;(二)特种设备的定期检验和定期自行检查记录;(三)特种设备的日常使用状况记录;(四)特种设备及其附属仪器仪表的维护保养记录;(五)特种设备的运行故障和事故记录。”(2)单位档案管理规章制度、单位特种设备管理规定、特种设备管理会议纪要等。(3)档案管理人员任命、离任、调整、交接等方面的文件、手续等。(4)使用单位监督检查记录、违章处理记录等。

二是规范档案整理工作。要严格按照特种设备档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确，案卷封面、卷内文件目录、案卷装订结实美观。

三是规范档案管理工作。档案实行集中统一管理，方便档案的保管和利用;要积极改善档案保管环境和物质条件，全面配置防火、防盗、防霉、防蛀、防潮等安全保管设备。

四是采用信息化手段管理档案。信息化是当今社会发展的大趋势，它对档案工作提出了新的要求，特种设备使用单位应充分运用当代科技新成果和管理新手段，特别是信息管理系统、OA办公软件等，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。

五、强化档案监督交接工作

档案的交接工作是一项严肃认真的工作，做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《特种设备安全法》、《档案法》及《档案法实施办法》等法律法规赋予档案人员的职责。档案交接必须按照《档案管理制度》规定实施监督交接，档案监督交接工作对档案交接起着鉴证和监督作用。因此，无论是特种设备档案机构负责人交接，还是具体负责档案保管人员的交接，都必须安排专人负责监督交接。档案监督交接人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。档案管理人员交接，可由档案机构负责人监督交接;档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监督交接。交接双方在监督交接人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文书上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文书一式3份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文书上签字盖章，以示对交接工作负责。

六、加强档案监督

一是对档案管理人员的监督。档案管理人员必须具备较高的政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案工作;较强的业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规;较深的文化素养，要有较高的文化知识，能总结和分析利用档案管理工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。因此，对档案管理人员实施半年和年度考核，重点考核他们的德能勤绩和工作质量，促进提高档案管理水平。

二是对档案定期检查。定期检查档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。重点查看档号、案卷标题是否规范;是否有案卷卷内目录;案卷内容是否齐全等。

三是监督制度实施情况，特别是监督阅览制度、外借制度、复制制度、监交制度等是否得到落实。对借阅的档案逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，应依法严肃查处。

(作者单位：山东省特种设备检验研究院泰安分院)